Hướng dẫn thêm người dùng trong SharePoint
SharePoint là một công cụ mạnh mẽ của Microsoft được thiết kế để quản lý tài liệu, dữ liệu và thông tin trong tổ chức. Một trong những tính năng quan trọng nhất của SharePoint là khả năng thêm người dùng để cộng tác trên các tài nguyên. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thêm người dùng trong SharePoint và quản lý quyền truy cập của họ.
SharePoint là gì?
SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức trên toàn thế giới. Với SharePoint, bạn có thể tạo không gian làm việc trực tuyến để chia sẻ tài liệu, quản lý dự án và lưu trữ thông tin. Nền tảng này tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft 365 như Teams, Outlook và OneDrive.

Hướng dẫn thêm người dùng trong SharePoint
Tại sao cần thêm người dùng trong SharePoint?
Việc thêm người dùng vào SharePoint không chỉ giúp họ truy cập các tài liệu quan trọng mà còn tăng cường khả năng làm việc nhóm. Khi thêm người dùng, bạn có thể:
- Phân quyền cụ thể cho từng vai trò.
- Giám sát hoạt động của họ trên SharePoint.
- Đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin nhạy cảm.
Cách thêm người dùng trong SharePoint
1. Truy cập vào trang quản trị SharePoint
- Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365.
- Chọn ứng dụng SharePoint từ trình khởi chạy ứng dụng.
- Truy cập vào site mà bạn muốn thêm người dùng.
2. Đi đến cài đặt quyền truy cập
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải.
- Chọn Site permissions (Quyền truy cập site).
- Nhấp vào nút Invite people (Mời người).
3. Mời người dùng
- Nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm.
- Chọn vai trò phù hợp như Owner, Member, hoặc Visitor.
- Nhấp vào nút Share để gửi lời mời.
4. Quản lý quyền của người dùng
- Sau khi thêm người dùng, bạn có thể chỉnh sửa quyền của họ.
- Truy cập vào Advanced permissions settings (Cài đặt quyền nâng cao).
- Thay đổi vai trò hoặc xóa quyền truy cập nếu cần thiết.
Các lưu ý khi thêm người dùng trong SharePoint
- Xác định đúng vai trò: Việc chọn đúng vai trò rất quan trọng để đảm bảo người dùng có quyền truy cập phù hợp mà không làm ảnh hưởng đến bảo mật dữ liệu.
- Quản lý quyền thường xuyên: Kiểm tra và cập nhật quyền truy cập của người dùng định kỳ để tránh các vấn đề không mong muốn.
- Sử dụng nhóm: Nếu có nhiều người dùng cần quyền giống nhau, hãy thêm họ vào một nhóm để dễ dàng quản lý hơn.
- Tích hợp với Microsoft Teams: Nếu bạn sử dụng Microsoft Teams, việc thêm người dùng vào SharePoint có thể tự động đồng bộ hóa với Teams, giúp quản lý dễ dàng hơn.
Tăng cường bảo mật khi thêm người dùng
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu trong SharePoint, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA): Bảo vệ tài khoản người dùng bằng cách yêu cầu xác minh thêm một lớp bảo mật.
- Sử dụng chính sách DLP: Chính sách Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép.
- Theo dõi nhật ký hoạt động: SharePoint cung cấp công cụ giám sát hoạt động của người dùng để phát hiện hành vi đáng ngờ.
Mở rộng tính năng cộng tác trong SharePoint
Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365
Một trong những điểm mạnh của SharePoint là khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong Microsoft 365. Điều này bao gồm:
- Outlook: Gửi và nhận thông báo trực tiếp khi có thay đổi trong các tài liệu hoặc site.
- Teams: Tích hợp site SharePoint vào các kênh Teams để quản lý tài liệu và cộng tác dễ dàng.
- Power Automate: Tự động hóa các quy trình phê duyệt và thông báo khi thêm người dùng mới.
Tạo site cộng tác tùy chỉnh
Với SharePoint, bạn có thể tạo các site tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng nhóm. Các tính năng như trang tin tức, thư viện tài liệu và danh sách tác vụ giúp cải thiện quy trình làm việc.
Theo dõi hiệu quả cộng tác
Sử dụng các báo cáo và công cụ phân tích tích hợp trong SharePoint để theo dõi hiệu quả sử dụng của các site và quyền truy cập. Điều này giúp bạn tối ưu hóa tài nguyên và đảm bảo rằng người dùng đang tận dụng tối đa các tính năng được cung cấp.
Kết luận
Việc thêm người dùng trong SharePoint là bước quan trọng để xây dựng môi trường làm việc cộng tác hiệu quả. Thông qua các hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng quản lý quyền truy cập và tăng cường bảo mật cho dữ liệu tổ chức. SharePoint không chỉ là công cụ lưu trữ mà còn là giải pháp thúc đẩy sự sáng tạo và hợp tác trong công việc. Với khả năng mở rộng và tích hợp mạnh mẽ, SharePoint ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược quản lý dữ liệu và tài nguyên của các doanh nghiệp hiện đại.
ĐỌC THÊM
Xu Hướng Phân Tích Dữ Liệu 2025
Tích Hợp Power Automate và Power BI
Tích hợp IoT với Power BI
Triển khai Power App cho HR
Triển khai Power App cho Sales và Marketing